Categories
Uncategorized

CHAPTER 14

NAMA:NAUFAL AFLAH H

NIM:1908845

CHAPTER 14

PROYEK RUNAWAY DAN KEGAGALAN SISTEM

Seberapa buruk proyek yang dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta

diremehkan oleh setengah dari segi anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan

sistem lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim

dengan fungsionalitas yang hilang (dijanjikan untuk pengiriman dalam versi yang lebih baru). Itu

Konsultasi Standish Group, yang memantau tingkat keberhasilan proyek TI, ditemukan

bahwa hanya 29 persen dari semua investasi teknologi yang diselesaikan tepat waktu

anggaran, dan dengan semua fitur dan fungsi yang awalnya ditentukan (Levinson,

2006). Sebuah studi 2007 Tata Consultancy Services tentang efektivitas TI melaporkan sim-

temuan serupa (Blair, 2010). Antara 30 dan 40 persen dari semua proyek perangkat lunak

Proyek “pelarian” yang jauh melebihi jadwal asli dan proyeksi anggaran

dan gagal melakukan seperti yang ditentukan semula.

Seperti yang diilustrasikan pada Gambar 14-1, proyek pengembangan sistem tanpa layak

manajemen kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi berikut:

  • Biaya yang jauh melebihi anggaran
  • Selip waktu yang tidak terduga
  • Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
  • Kegagalan mendapatkan manfaat yang diharapkan

Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi yang gagal seringkali tidak digunakan

seperti yang dimaksudkan, atau tidak digunakan sama sekali. Pengguna sering kali harus melakukannya

mengembangkan sistem manual paralel untuk membuat sistem ini berfungsi.

Desain sistem yang sebenarnya mungkin gagal untuk menangkap bisnis yang penting

persyaratan atau meningkatkan kinerja organisasi. Informasi mungkin tidak

disediakan dengan cukup cepat untuk membantu, ini mungkin dalam format yang tidak mungkin

untuk mencerna dan menggunakan, atau mungkin mewakili bagian data yang salah. TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Sebuah proyek adalah serangkaian kegiatan terkait yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu

tujuan bisnis. Proyek sistem informasi meliputi pengembangan

sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau peningkatan atau

penggantian infrastruktur teknologi informasi (TI) perusahaan.

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan

teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan

kendala. Kegiatan manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian

risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengatur pekerjaan,

memperoleh sumber daya manusia dan material, memberikan tugas, mengarahkan kegiatan,

mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasil. Sebagai

di bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus

berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

Scope mendefinisikan pekerjaan apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam sebuah proyek. Misalnya, file

lingkup proyek untuk sistem pemrosesan pesanan baru mungkin termasuk baru

modul untuk memasukkan pesanan dan mengirimkannya ke produksi dan akun-

ing tetapi tidak ada perubahan apa pun terkait piutang, manufaktur, distribusi

ution, atau sistem kontrol inventaris. Manajemen proyek mendefinisikan semua pekerjaan

diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, dan harus memastikan bahwa ruang lingkup

sebuah proyek tidak berkembang melampaui apa yang semula dimaksudkan.

Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Proyek

manajemen biasanya menetapkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya komponen utama dari sebuah proyek. Masing-masing komponen ini selanjutnya rusak

turun ke kegiatan dan tugas. Manajemen proyek mencoba menentukan waktu

diminta untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan jadwal untuk menyelesaikan

kerja.

Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan sebuah proyek dikalikan dengan biaya manusia

sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya proyek sistem informasi

juga termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan ruang kerja. Manajemen proyek

mengembangkan anggaran untuk proyek dan memantau biaya proyek yang sedang berjalan.

Kualitas merupakan indikator seberapa baik hasil akhir dari suatu proyek memuaskan

tujuan yang ditentukan oleh manajemen. Kualitas sistem informasi

proyek biasanya bermuara pada peningkatan kinerja organisasi dan

pengambilan keputusan. Kualitas juga mempertimbangkan akurasi dan ketepatan waktu

informasi yang dihasilkan oleh sistem baru dan kemudahan penggunaan. STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK INFORMASI

PROYEK SISTEM

Gambar 14-2 menunjukkan elemen struktur manajemen untuk informasi

proyek sistem di perusahaan besar. Ini membantu memastikan bahwa yang paling penting

proyek diberi prioritas.

Di puncak struktur ini adalah grup perencanaan strategis perusahaan dan

panitia pengarah sistem informasi. Perencanaan strategis perusahaan

kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin diperlukan

pengembangan sistem baru.

Komite pengarah sistem informasi adalah grup manajemen senior

dengan tanggung jawab untuk pengembangan dan pengoperasian sistem. MENGHUBUNGKAN PROYEK

 

SISTEM KE RENCANA BISNIS

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan menghasilkan paling banyak

nilai bisnis, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi

yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis berada

dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan

arah pengembangan sistem (tujuan rencana), dasar pemikiran,

sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang perlu dipertimbangkan, manajemen

strategi, rencana pelaksanaan, dan anggaran (lihat Tabel 14-1).

Rencana tersebut berisi pernyataan tujuan perusahaan dan menjelaskan bagaimana informasi

Teknologi komunikasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut. Laporan itu menunjukkan

bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek sistem tertentu. Ini mengidentifikasi

tanggal target tertentu dan pencapaian yang dapat digunakan nanti untuk mengevaluasi rencana tersebut

kemajuan dalam hal berapa banyak tujuan yang benar-benar dicapai pada saat itu

bingkai yang ditentukan dalam rencana. Rencana tersebut menunjukkan keputusan manajemen kunci

tentang akuisisi perangkat keras; telekomunikasi; sentralisasi / desen-

tralisasi otoritas, data, dan perangkat keras; dan organisasi yang dibutuhkan

perubahan. Perubahan organisasi juga biasanya dijelaskan, termasuk manajemen-

persyaratan pelatihan dan karyawan, upaya perekrutan, perubahan dalam bisnis

proses ness, dan perubahan dalam otoritas, struktur, atau praktik manajemen.

Untuk merencanakan secara efektif, perusahaan perlu menginventarisasi dan mendokumentasikan semuanya

aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI mereka. Untuk

proyek di mana manfaat melibatkan peningkatan pengambilan keputusan, manajer harus

mencoba untuk mengidentifikasi perbaikan keputusan yang akan memberikan yang terbesar

nilai tambah bagi perusahaan. Mereka kemudian harus mengembangkan satu set metrik ke

mengukur nilai informasi yang lebih tepat waktu dan tepat tentang hasil

keputusan (lihat Bab 12 untuk detail lebih lanjut tentang topik ini).

FAKTOR KESUKSESAN KRITIS

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki a

pemahaman yang jelas tentang persyaratan informasi jangka panjang dan pendeknya.

Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, berpendapat bahwa suatu

persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil

faktor penentu keberhasilan (CSF) manajer. Jika tujuan ini bisa tercapai,

keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan

Treacy, 1982). CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan

lingkungan yang lebih luas. Misalnya, CSF untuk industri otomotif mungkin

termasuk gaya, kualitas, dan biaya untuk memenuhi tujuan meningkatkan pangsa pasar

dan meningkatkan keuntungan. Sistem informasi baru harus fokus pada penyediaan informasi

kation yang membantu perusahaan memenuhi tujuan ini. MODEL PENILAIAN

Model penilaian berguna untuk memilih proyek dengan banyak kriteria

dipertimbangkan. Ini memberikan bobot ke berbagai fitur sistem dan kemudian

menghitung total tertimbang. Menggunakan Tabel 14-2, perusahaan harus memutuskan di antara

dua alternatif sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Kolom pertama

membuat daftar kriteria yang akan digunakan pembuat keputusan untuk mengevaluasi sistem. Ini

kriteria biasanya merupakan hasil dari diskusi panjang di antara keputusan-

membuat kelompok. Seringkali, hasil terpenting dari model penilaian bukanlah

skor tetapi kesepakatan pada kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem. BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Tabel 14-3 mencantumkan beberapa biaya dan manfaat yang lebih umum dari sistem.

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter.

Manfaat tidak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau ditingkatkan

pengambilan keputusan, tidak dapat segera diukur tetapi dapat mengarah pada

keuntungan yang bisa diperoleh dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja

dan menghemat ruang selalu menghasilkan manfaat yang lebih terukur dan nyata daripada

sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan komputer-

mendukung sistem kerja kolaboratif (lihat Bab 2 dan 11) Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu, Anda perlu menghitung semuanya

biayanya dan semua manfaatnya. Jelas, proyek di mana biaya melebihi manfaat

harus ditolak. Tetapi bahkan jika manfaatnya lebih besar daripada biayanya, keuangan tambahan-

Analisis resmi diperlukan untuk menentukan apakah proyek tersebut mewakili suatu barang

pengembalian modal yang diinvestasikan perusahaan. Model penganggaran modal adalah salah satunya

beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam modal jangka panjang

proyek investasi.

Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar

perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi untuk informasi-

proyek sistem tion adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk

perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Di tahun-tahun berikutnya, investasi dapat menyebabkan

arus kas keluar tambahan yang akan diimbangi dengan arus kas masuk yang dihasilkan dari

investasi. Arus masuk kas berupa peningkatan penjualan lebih banyak produk (untuk

alasan seperti produk baru, kualitas lebih tinggi, atau peningkatan pangsa pasar) atau

mengurangi biaya dalam produksi dan operasi. Perbedaan antara cash out-

arus dan arus kas masuk digunakan untuk menghitung nilai finansial dari investasi-

ment. Setelah arus kas ditetapkan, beberapa metode alternatif

tersedia untuk membandingkan berbagai proyek dan memutuskan tentang investasi.

Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek TI adalah:

metode pembayaran kembali, tingkat akuntansi pengembalian investasi (ROI), pra-bersih

nilai terkirim, dan tingkat pengembalian internal (IRR). Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang

bagaimana model penganggaran modal ini digunakan untuk membenarkan sistem informasi

investasi dalam Jalur Pembelajaran untuk bab ini.

MODEL HARGA PILIHAN NYATA

Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama investasi-

ments dalam infrastruktur TI. Arus pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan mereka

biaya di muka tinggi. Misalkan, misalnya, perusahaan sedang mempertimbangkan $ 20

jutaan investasi untuk meningkatkan infrastruktur TI — perangkat keras, perangkat lunak,

alat manajemen data, dan teknologi jaringan. Jika infra-

struktur tersedia, organisasi akan memiliki kapabilitas teknologi

ikatan untuk menanggapi masalah dan peluang masa depan dengan lebih mudah. walaupun

biaya investasi ini bisa dihitung, tidak semua keuntungan membuatnya

investasi dapat didirikan terlebih dahulu. Tetapi jika perusahaan menunggu beberapa tahun sampai

potensi pendapatan menjadi lebih jelas, mungkin sudah terlambat untuk membuatnya

investasi infrastruktur. Dalam kasus seperti itu, manajer mungkin mendapat manfaat dari penggunaan

model penetapan harga opsi nyata untuk mengevaluasi investasi teknologi informasi.

Model penetapan harga opsi nyata (ROPM) menggunakan konsep opsi

penilaian yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada dasarnya adalah

benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa mendatang. Opsi panggilan tipikal, untuk

Misalnya, adalah opsi keuangan di mana seseorang membeli hak (tetapi bukan

kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap

(harga kesepakatan) pada atau sebelum tanggal tertentu. BATASAN MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari suatu informasi

sistem cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi

 

sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi-

ment. Banyak keputusan investasi sistem informasi perusahaan tidak

pertimbangkan biaya secara memadai dari gangguan organisasi yang dibuat oleh yang baru

sistem, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak pembelajaran pengguna

kurva untuk sistem baru memiliki produktivitas, atau manajer waktu perlu

habiskan untuk mengawasi perubahan terkait sistem baru. Manfaat, seperti lebih tepat waktu

keputusan dari sistem baru atau pembelajaran dan keahlian karyawan yang ditingkatkan,

mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan

Schkade, 2002). DIMENSI RESIKO PROYEK

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, dan

komponen zasional dan teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita jelaskan sebelumnya atau mengalami penundaan

karena mereka memiliki tingkat resiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat proyek

risiko dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat teknis

keahlian staf sistem informasi dan tim proyek.

  • Ukuran proyek. Semakin besar proyeknya — seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukurannya

staf pelaksana, waktu yang dialokasikan untuk pelaksanaan, dan

jumlah unit organisasi yang terpengaruh — semakin besar risikonya. Skala yang sangat besar

proyek sistem memiliki tingkat kegagalan yang 50 hingga 75 persen lebih tinggi dari itu

untuk proyek lain karena proyek semacam itu rumit dan sulit dikendalikan.

Kompleksitas organisasi dari sistem — berapa banyak unit dan grup

menggunakannya dan seberapa besar pengaruhnya terhadap proses bisnis — berkontribusi pada

kompleksitas proyek sistem skala besar seperti halnya teknis

karakteristik, seperti jumlah baris kode program, panjang proyek,

dan anggaran (Xia dan Lee, 2004; Concours Group, 2000; Laudon, 1989). Selain itu-

Oleh karena itu, ada beberapa teknik yang dapat diandalkan untuk memperkirakan waktu dan biaya

mengembangkan sistem informasi berskala besar.

  • Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur dari yang lain. Mereka

persyaratannya jelas dan lugas sehingga keluaran dan proses dapat dibuat

mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa sistemnya

harus dilakukan; hampir tidak ada kemungkinan pengguna berubah pikiran.

Proyek semacam itu memiliki risiko yang jauh lebih rendah daripada yang relatif tidak ditentukan,

kebutuhan cairan, dan terus berubah; dengan keluaran yang tidak bisa

diperbaiki dengan mudah karena mereka tunduk pada gagasan pengguna yang berubah; atau dengan pengguna

yang tidak bisa menyetujui apa yang mereka inginkan.

  • Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan

staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim itu

tidak terbiasa dengan perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau

sistem manajemen database yang diusulkan untuk proyek tersebut, sangat mungkin itu

proyek akan mengalami masalah teknis atau membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan

karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

Padahal kesulitan teknologi merupakan salah satu faktor risiko dalam informasi

proyek sistem, faktor-faktor lain yang terutama bersifat organisasi, berurusan dengan

kompleksitas kebutuhan informasi, ruang lingkup proyek, dan bagaimana caranya

banyak bagian organisasi akan terpengaruh oleh sistem informasi baru.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP

PENERAPAN

Pengenalan atau perubahan suatu sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat

dampak perilaku dan organisasi. Perubahan cara informasi itu

didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi yang sering kali memimpin

untuk distribusi otoritas dan kekuasaan baru. Organisasi internal ini

mengubah keturunan perlawanan dan oposisi dan dapat menyebabkan matinya

jika tidak sistem yang baik.

Persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena file

Proses perubahan organisasi di sekitar pembangunan sistem tidak berjalan dengan baik

ditangani. Pembangunan sistem yang sukses membutuhkan manajemen perubahan yang cermat.

Konsep Implementasi

Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan yang baru

sistem informasi secara efektif, Anda harus memeriksa proses implementasi

tion. Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju

adopsi, manajemen, dan rutinisasi inovasi, DESAIN UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi.

mance, proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana

organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk

instalasi intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain prosedur-

perubahan dural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, kekuasaan

hubungan, dan lingkungan kerja harus direncanakan dengan hati-hati.

Area tempat pengguna berinteraksi dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan

kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang

dan mesin di lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan desain pekerjaan, kesehatan

masalah, dan antarmuka pengguna akhir sistem informasi. Tabel 14-5 mencantumkan

dimensi organisasi yang harus diperhatikan saat merencanakan dan melaksanakan-

sistem informasi menting.

Meskipun analisis sistem dan kegiatan desain seharusnya mencakup

analisis dampak organisasi, area ini secara tradisional diabaikan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *